Affrontare una pandemia come quella causata dal COVID-19 non è una sfida semplice. Per permettere ai dipendenti di lavorare bene e in sicurezza, sentendosi tutelati e appoggiati dalla propria azienda, occorre velocità ed efficienza.
Come tante realtà, anche EMS Group ha dovuto trovare rapidamente soluzioni che potessero soddisfare le necessità dei dipendenti e dell’azienda nel nuovo contesto della pandemia. La risposta è stata introdurre protocolli specifici e digitalizzare alcuni comparti/mansioni, questo ha permesso di mantenere gli standard qualitativi, la produttività aziendale e minimizzare i problemi dei lavoratori.

La reazione al lockdown

Rapidità e ascolto sono state le parole chiavi per descrivere la prima reazione alla pandemia di marzo. Racconta Francesca Cerinelli, HR Organization Recruitment Specialist, “Siamo stati da subito molto efficienti. Nel giro di due settimane è stata data alla maggioranza degli impiegati la possibilità di lavorare in smart working. In questo, fondamentale è stato l’apporto tempestivo e puntale del nostro reparto ICT”.
C’è stata una risposta celere da parte di tutto il reparto HR che, coordinandosi su più fronti, è riuscito a tutelare sia gli smart workers sia tutti coloro che, per esigenze specifiche, dovevano continuare a lavorare in sede. Come spiega Simona Pisoni, HR Business Partner: “Il numero di persone presenti in ogni ufficio è stato dimezzato, cambiando la destinazione d’uso degli ambienti, mentre spazi come sale riunioni sono stati riadattati per ospitare dipendenti precedentemente collocati all’interno di uffici non più in grado di garantire loro il giusto distanziamento”.

Un kit di protezione per ogni dipendente 

All’interno dell’azienda sono stati attuati protocolli di sicurezza volti a tutelare i dipendenti, dalla misurazione della temperatura alla dotazione dei dispositivi di protezione individuale.

Raffaella Cammi, HR Admin Specialist: “Ogni dipendente è stato dotato di un kit di ingresso con 4 mascherine lavabili, guanti, liquido igienizzante per le mani e visiera”.

Come è stato possibile in un momento così difficoltoso il reperimento di tutto questo materiale? “Siamo stati più veloci dei protocolli di sicurezza”.

Uno slogan che descrive ogni intervento di EMS Group da marzo ad oggi.  Già nella prima fase di lockdown, infatti, quando il reperimento dei dispositivi di protezione individuale era difficoltoso, EMS Group è riuscita a mettere a disposizione il kit per ogni dipendente garantendo di lavorare in totale sicurezza anche in azienda.

Fase 2: convivere con la pandemia raggiungendo i risultati

Grazie allo sforzo collettivo di azienda e dipendenti EMS Group è riuscita a mantenere i rapporti con clienti e fornitori, senza dover interrompere il flusso produttivo.
Il dialogo con i partner è stato mantenuto attraverso la digitalizzazione e la virtualizzazione dell’esperienza (vedi ad esempio i FAT virtuali – link), e questi nuovi strumenti e modalità digitali, d’ora in poi, continueranno sicuramente a svolgere un ruolo decisivo nello sviluppo e crescita di ogni azienda.
“Il processo di digitalizzazione aziendale ‘forzata’ ” – sostiene Michele Ruggiu, Organization & HR Director – “si è rivelato una risorsa per il gruppo ed un’opportunità per i dipendenti. Molti di loro sono stati contenti della nuova possibilità di lavorare in smart working, un prezioso aiuto per conciliare esigenze professionali e familiari”.
Come evidenzia Raffaella Cammi, l’organizzazione e l’utilizzo degli strumenti digitali ha inoltre permesso il proseguimento di tutti i corsi di formazione in programma: “un valore aggiunto apprezzato dai dipendenti, che hanno visto continuare il loro percorso di crescita all’interno di EMS Group”.

Come tutelare i dipendenti nella fase 3

La tutela della salute dei dipendenti ha continuato ad essere una priorità per tutto il 2020. Cristina Bifulco, Office Management & Receptions spiega: “Oltre ai protocolli interni sono state incrementate le misure di sicurezza per chi va in trasferta”.
L’ufficio HR ha lavorato in stretta sinergia con il dipartimento HSE: un’attenzione speciale è stata rivolta ai trasfertisti, a cui è stata data possibilità di effettuare tamponi di controllo al loro rientro dalla trasferta lavorativa, prenotati e gestiti direttamente dall’ufficio Sicurezza.

HSE ha inoltre disposto di avere un feedback qualitativo diretto sulla loro esperienza all’interno delle altre aziende, che a loro volta hanno un protocollo di sicurezza (che si aggiunge a quello di EMS Group), oltre che un feedback qualitativo su alberghi e ristoranti in cui risiedono durante il soggiorno.
Ai commerciali e al leadership team, dati i loro numerosi contatti e spostamenti, è stata invece data la possibilità di effettuare test sierologici; inoltre, la direzione ha sempre garantito la presenza di almeno un dirigente in azienda.
Con l’arrivo dell’autunno è stata inoltre lanciata una campagna di vaccinazione antinfluenzale: “ci siamo attivati per tempo contattando uno studio medico di Parma” spiega Francesca Cerinelli “per fornire a tutti i dipendenti che lo desiderano il vaccino anti-influenzale che verrà effettuato da medici ed infermieri direttamente qui in azienda”.

In generale l’attenzione di EMS Group ha cercato di rispondere sempre alle specifiche esigenze determinate sia dal ruolo professionale ricoperto, sia dalle necessità personali di ognuno.

Un plauso unanime alla dirigenza che, come sottolinea Cristina Bifulco, “ha sempre espresso il proprio appoggio e la propria approvazione, lasciando ad ognuno la possibilità di scegliere tra lavoro in sede o smart working, a seconda delle proprie necessità e preferenze”. Questo atteggiamento è fondamentale per il benessere psicologico di chi non solo deve lavorare in sicurezza ma deve anche sentirsi sicuro.